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Gestão contratual em tempos da pandemia – Parte 2

2 de junho de 2020  |  Por Danielle Ciré  |  LBCA
Gestão contratual em tempos da pandemia – Parte 2

Quais os maiores gargalos de departamento jurídico antes de se implementar um sistema de gestão?

Um dos problemas que é reincidente é a falta de controle das informações da área, pois utilizam-se várias planilhas em Excel que foram modificadas de gestão para gestão, perdendo-se informações.

E a falta de informações acaba por colapsar por vezes o jurídico, que não sabe o dimensionamento certo de demandas diárias a atender e o que pode ser terceirizado ou não. Então, precisa-se fazer um trabalho forte de mapeamento do processo e entender o que é legado e como se dará o processo da implantação em diante.

Outro problema é a resistência natural à implantação de uma plataforma. Por vezes, o jurídico recebe bem o sistema, mas precisa trabalhar internamente de forma que as áreas imputem as informações na plataforma e desistam dos infindáveis e-mails.  Toda implantação de sistema tem um início árduo, de resistência e reclamações. Com o tempo é normalizado e o ganho é visivelmente verificável, ganhando agilidade e controle e acesso rápido às informações.

Quais são as dificuldades mais comuns nos treinamentos em plataformas contratuais?

São relativas aos campos, acesso, criação de senhas e tudo mais. Porém, o argumento positivo é o ganho em escala e controle e médio prazo que se obterá, bem como qualquer dificuldade que pode ser superada com o uso do sistema.

Quando implementamos um sistema na América Latina acreditávamos que seria bem complicado, inclusive o treinamento, pela questão cultural e a língua. Porém, os latinos foram muito receptivos à utilização da plataforma e elogiaram bastantes os benefícios que elas trouxeram.

Fizemos um trabalho grande de elaboração de manuais em espanhol e equipe de suporte em espanhol, para permitir a eles maior conforto ao resolver os problemas.

Quando o jurídico de uma empresa inicia o processo de implantação de um sistema de gestão, quais são as principais expectativas?

Inicialmente é ter o controle das informações via relatórios gerenciais, de forma dinâmica.

As maiores demandas também é ter uma forma de controle de vencimento de prazos, integração com assinatura eletrônica e templates pré-fixados, de forma que as minutas sejam geradas automaticamente de acordo com preenchimento de campos pré-definidos, chamados de variáveis.

Estes sãos os desejos comuns e a cada reunião há uma expectativa específica de acordo com o segmento da empresa e o processo de atuação. Em algumas apresentações , o essencial era obter as aprovações de forma sistêmica dos diretores, visto que o processo manual demandava muito tempo.

A Inteligência artificial pode auxiliar na gestão contratual?

Acredito fortemente nessa tendência, inclusive a LBCA tem sua plataforma de IA, a Diana.

A inteligência artificial na área contratual pode ajudar no sistema de buscas em documentos, facilitando a pesquisa e otimizando os processos, principalmente quando se trabalha on demand.Todo mecanismo que facilita a busca de informações, inclusive em órgãos públicos, como juntas comerciais e demais órgãos, facilita a confecção dos documentos e seu saneamento.

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