Nos departamentos jurídicos, a tecnologia permite adotar medidas preventivas e corretivas
No atual cenário econômico do país, a importância da tecnologia da informação, que permite acesso rápido a grande volume de dados, tornou-se fundamental para a eficiência dos departamentos jurídicos, que gerenciam grande quantidade de documentos.
Quando iniciei na advocacia, procurava planilhar todos os documentos que analisava, apontando quantidade de análise, área demandante, organizando minutas padrões e, com esse controle, tentava achar gargalos e melhorar processos. Controlava grande volume de minutas e contratos elaborados, assinaturas e tudo o mais que acompanhava a gestão de processos.
Isso deixou de ser suficiente quando um grande cliente do escritório solicitou a apresentação de um módulo contratual, contemplando campos, bibliotecas e fluxo de trabalho. Enquanto contratualista, pensei que aquele tipo de trabalho não estava na minha “ job description”, mas aceitei o desafio. Desenhei, com base em minha experiência, campos, fluxos, acompanhei os desenvolvedores na criação, ajudei o cliente na implementação e a dirimir dúvidas. Implementado, acabei por auxiliar o cliente em uma mudança cultural, de deixar o papel e as planilhas e focar no controle online e gerencial.
A tecnologia possibilita adotar medidas preventivas e corretivas. Quem pensa que é um trabalho mecânico e frio, engana-se. Há alguns anos, implantei oito módulos contratuais em espanhol e inglês para uma cliente multinacional, auxiliando no treinamento dos usuários e desenvolvimentos dos relatórios gerenciais. A relação com o cliente é de confiança e credibilidade. Descobri que controlar as informações e geri-las bem, acaba por mudar paradigmas e condutas, o que, consequentemente, mesmo que a longo prazo, gera mudanças culturais positivas. Gestores necessitam obter informações rápidas e precisas para se reportarem aos CEOs e, sem dúvida, uma plataforma contratual poderá ajudá-los nessa empreitada.
Embora os departamentos jurídicos não sejam o core business das empresas, praticamente analisam e organizam todos os documentos necessários à operacionalização das atividades empresariais, sejam contratos, procurações, atos societários, documentos de compliance, pareceres, consultas, entre tantos outros essenciais à consecução dos negócios , de forma regular e cotidiana.
Diante desse contexto, é extremamente importante que os grandes departamentos jurídicos adotem uma gestão estratégica e possam dispor de uma ferramenta para organizar toda essa documentação, controlar fluxos, performance de equipes e gerar relatórios estratégicos, a partir desse conteúdo de informações.
O ideal é que essa plataforma possibilite o “trabalho” dentro do próprio sistema, promovendo controle de tempo, organização dos documentos de acordo com um critério preestabelecido de organização e lógica, gerando diferentes relatórios. Todas essas possibilidades conferem a grandes departamentos rapidez na obtenção das informações, verificação de gargalos na operação e, assim, sua possível correção, detectando áreas que demandam maior trabalho e a natureza de trabalho demandado.
Obviamente que a utilização de uma ferramenta tecnológica implica em custos, porém os ganhos a médio e longo prazo são significativos. Isto, porque a rapidez na obtenção da informação, bem como a facilidade no seu levantamento, implica em “ganho” de tempo do recurso humano envolvido, que poderá ser revertido para as demais atividades, além de permitir que a tomada de decisões seja mais célere, agilizando a execução de projetos e demais atividades.
Nesse sentido, é importante que haja uma mudança na cultura da área jurídica, abandonando as velhas planilhas e o controle manual de informações, migrando para um controle tecnológico, pelos ganhos significativos que trará. Logicamente, que toda a mudança tem seu tempo de maturação e aceitação, principalmente por parte do usuário, que terá que manusear o aparato tecnológico. Por sua vez, a longo prazo, os benefícios de troca de inúmeras planilhas a serem diariamente atualizadas, a grande quantidade de papel gerado (aqui, o meio ambiente agradece sua dispensa), e a velocidade na obtenção dos números, performances, volumetrias e os gráficos, compensarão o duro período de adequação e aceitação.
Extrai-se desse contexto a necessidade de os grandes departamentos jurídicos refletirem sobre essa mudança cultural, considerando a importância que representam para as empresas, de forma que passem a ser receptivos à inserção da tecnologia, que a cada dia impactará com mais força a rotina de trabalho.
Assim, como ao longo dos últimos 10 anos de trabalho no direito contratual, mudei minha forma de atuar na área e afirmo, sem dúvida, que controle é necessidade e não “perfumaria”. Um relatório pode ser repleto de gráficos e indicadores, porém, a informação nele contida é fundamental para as decisões empresariais, e é isso o que é relevante para o cliente.
