A gestão de contratos, em regra, se dá via plataformas ou sistemas de gestão? Como esses mecanismos auxiliam na gestão?
Inicialmente é importante ter uma plataforma ou sistema que permita um workflow de trabalho, de forma que todos os participantes do fluxo consigam interagir, como procurement, equipe interna e equipe externa. Assim, evita-se perda de informações e consegue-se auferir onde estão parados os projetos.
Paralelamente, as plataformas contratuais permitem que se realize de forma automatizada a geração de templates automáticos, inserção de banco de cláusulas, controle de vencimento de projetos, verificação da performance, como dos profissionais, retorno das áreas e tempo de confecção do documento de seu input na plataforma até seu arquivamento.
Enfim, tudo que é trabalhado dentro da plataforma permite a relação de relatórios gerenciais de forma dinâmica, sem necessidade de análise de planilhas de excel, permitindo entregas rápidas e também tomadas de decisões rápidas.
Poderia citar um case de sucesso de utilização da plataforma contratual, o Legalbox?
Sim, um cliente implementou a plataforma em 8 países, 1 no Brasil e 7 na América Latina e Europa. Um dos benefícios foi a facilidade de localizar onde os projetos estavam parados (qual setor) e assim adotar medidas de cancelamento de demandas paradas há mais de 180 dias, permitindo a diminuição do backlog e uma atuação do jurídico mais ativa.
Outro grande benefício foi no sentido de todos os jurídicos de cada país se intercomunicarem via plataforma, esclarecendo dúvidas ou encaminhando as demandas aos responsáveis pela análise por força da legislação. Esse mecanismo acelerou a conclusão dos projetos de forma que as demandas fossem atendidas e solucionadas em um tempo menor, comparado à utilização de e-mails.
Além da gestão de contratos, é possível se falar de uma plataforma de gestão documental, comportando outros tipos de documentos?
Sim, é possível. Tivemos essa experiência com uma plataforma customizada para a gestão de procurações, que comportava além do workflow (solicitação – aprovação – jurídico), a geração de templates automáticos em novas procurações e renovações, controle de vencimento e principalmente alerta de desligamento dos outorgados.
Nesse sistema, o RH da empresa encaminha mensalmente à equipe técnica o rol de desligados, de forma que a plataforma é alimentada a não se permitir mais a eleição desses outorgados em novos pedidos e alerta em cor distintiva as procurações vigentes com os outorgados desligados, de forma que se possa proceder à revogação das procurações.
Realizando-se o mapeamento adequado, é possível conceber um sistema de controle de atos societários, marcas, regulatório, e o que for necessário.
Na plataforma de gestão de contrato, é possível fazer uma integração com assinatura eletrônica, fundamental nesses tempos de Codiv-19?
Sim, não apenas possível, como recomendável. A assinatura eletrônica atualmente é um caminho sem volta, que gera rapidez e redução de custos com reconhecimento de firmas e custos de deslocamentos. Além disso os tribunais a reconhecem como se fossem assinaturas físicas.No Legalbox realizamos a integração com o docusign, na qual o usuário, via Legalbox, consegue disparar o envelopamento e pelo próprio sistema acompanha a coleta de assinaturas até sua assinatura definitiva.
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