Após inúmeras discussões acerca do início da vigência da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), ocorreu a sua sanção presidencial e a entrada em vigor, da lei, assim, todas as empresas que tratam de dados pessoais, independente do seu objeto econômico, devem estar devidamente adaptadas à lei.
Considerando o destaque na mídia, acerca do início da vigência da lei, nossa recomendação é que as empresas que ainda não se adaptaram, iniciem com a maior brevidade, considerando que a adaptação envolve todo um trabalho de mapeamento, análise de documentos e dados, definição de fluxos, conscientização, etc envolvendo várias áreas da empresa.
Ante o exposto, há duas áreas específicas que nos chamam a atenção e que são o objeto de estudo aqui: a área de Recursos Humanos e o Departamento Pessoal, até mesmo pelo fato da LGPD não mencionar nada a respeito dos dados dos empregados, a única menção existente é em relação à informação de que a filiação sindical é um dado sensível.
Diante disso a primeira atitude a ser tomada é iniciar um projeto de Governança, considerando que há áreas que não estarão envolvidas na implementação da lei, porém, há necessidade que todos os empregados estejam cientes dos pontos relevantes, das suas consequências e quais procedimentos a empresa adotará a fim de que esteja alinhada com os preceitos da lei.
Em seguida, deve-se realizar um mapeamento de todos os dados existentes no RH e no DP para que seja identificado quais há necessidade de mantê-los e quais haverá real necessidade de solicitar numa futura contratação, bem como criar uma metodologia de demonstrar a esse empregado, caso ele indague, quais dados dele a empresa possui e com quem divide, considerando que um dos princípios da LGPD é a autodeterminação informativa.
Ato contínuo, devemos pensar no processo de recrutamento e seleção. Acaso a empresa contrate uma consultoria para a seleção de currículos, deverá verificar se esta empresa também está em Compliance com a LGPD, considerando que a lei preceitua que Operador e Controlador são responsáveis solidários.
Um outro ponto relevante é que empresas que realizam diretamente a divulgação de vagas e seleção de currículos devem estar atentas ao período no qual manterão os currículos no seu banco de dados, no caso de não contratação – cumpre ressaltar que neste caso os dados foram fornecidos espontaneamente pelo titular de dados, conforme disposto no §4º do artigo 7º. Nos parece que 6 (seis) meses é um prazo razoável.
Na fase de admissão serão fornecidos informações e documentos, contendo provavelmente, dados pessoais sensíveis, como raça, dados referentes à saúde ou à vida sexual, convicções religiosas, etc. O futuro empregador deverá dar ciência ao futuro empregado que seus dados serão utilizados para fins legais e fiscais e que para tanto, haverá o compartilhamento com terceiros (E-social, abertura de conta de FGTS, folha de pagamentos, fornecedores de benefícios, etc).
Em seguida temos a fase da vigência do contrato de trabalho, onde outras informações deverão ser compartilhadas entre os empregados e a empresa.
Cumpre ressaltar que caso a empresa queira divulgar os dados dos seus empregados para uma escola de inglês, por ex., deverá recolher o seu consentimento para tanto, já que, tal situação não se enquadra em um dos incisos do artigo 7º da lei, que aduz acerca das hipóteses do tratamento de dados pessoais.
E por fim, temos o término do contrato de trabalho com a manutenção de dados em razão de obrigações legais e fiscais e até mesmo para o exercício regular de direitos visando eventual Reclamação Trabalhista. Um ponto importantíssimo temos aqui, como funciona o prazo prescricional daquelas doenças que descobrimos anos depois? Dependendo do ramo da empresa, talvez nunca finalize o tratamento dos dados de seus empregados!
Em que pese o início das sanções terem sido adiadas para 1º de agosto de 2021, devemos lembrar que as empresas já podem sofrer sanções e que os empregados possuem forte representatividade advindas dos respectivos Sindicatos de sua categoria, bem como do Ministério Público do Trabalho.
Em conclusão, além de toda adequação supracitada, a reflexão que vale aqui é, considerando o princípio da autodeterminação informativa que aduz que toda pessoa física tem o direito de saber quais de seus dados uma empresa mantém e o que estão fazendo com eles, bem como o valor dos dados no mercado hoje, estar adaptado à LGPD, passa a ser mais um diferencial competitivo de uma organização.
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